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Einkaufsinformationssystem

 

 

 

 

 

>> Im Einkauf liegt der Gewinn! <<
    Michael Müller, Gruppenleiter Beschaffungsmangement, Union Investment AG

 

 

 

 

 

 

Einkaufsinformationssystem

 

Kunde/Branche
Union Investment AG / Investmentbanking

 

Ausgangssituation
Der Einkauf des Bereichs AV (allg. Verwaltung) wurde bisher unstrukturiert mit Hilfe verschiedener Instrumente (Textverarbeitung, E-Mail, etc.) durchgeführt. Ein zentrales System, welches von allen Mitarbeitern genutzt wird, die mit den entsprechenden Aufgaben betraut waren, gab es nicht. Kontrollen und insb. Auswertungen der gesamten Anfrage- und Einkaufsprozesse existierten lediglich mit Hilfe der Finanzbuchhaltung.Es existierten keine Schnittstellen zum Warenwirtschaftssystem.

 

Vorgehensweise
Ausgangspunkt war die Analyse der bestehenden Einkaufsprozesse und die Erarbeitung des zukünftigen Prozesses sowie die Definition der Anforderungen an ein umfangreiches Reportingkonzept. Das notwendige Datenmodell wurde aufgebaut und eine Schnittstellenanalyse zum Warenwirtschaftssystem durchgeführt.

Das integrierte datenbankbasierte Einkaufsinformationssystem wurde in enger Abstimmung mit den leitenden Angestellten des Bereichs AV entwickelt und in die existierende IT-Infrastruktur integriert. Eine Dokumentation und Schulung der relevanten Mitarbeiter bildeten den Abschluss.

 

Ergebnisse
Das Einkaufsinformationssystem, mit einem umfassenden Benutzerkonzept, standardisiert den Einkaufsprozess, gibt zu jedem Zeitpunkt einen genauen und aktuellen Überblick über den Stand der Anfragen, Bestellungen, etc. und trägt der Tatsache Rechnung, dass verschiedene Gesellschaften des Unternehmens mit unterschiedlichen Formularen, Briefbögen sowie Steuersätzen (In- und Ausland) Anfragen, Bestellungen und weitere Aufgaben des Einkaufsprozesses durchführen.

Ein umfangreiches Reporting zeigt den aktuellen Status der Anfragen, offenen und erledigten Bestellungen. Jede einzelne Position ist verursachungsgerecht den einzelnen Gesellschaften zuzuordnen.

 

Michael Müller, Gruppenleiter Beschaffungsmangement, Union Investment AG

 

 

 
     
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